Politique de confidentialité
1. Préambule
L’INM est une organisation indépendante et non partisane qui a pour ambition d’accroître la participation des citoyennes et des citoyens à la vie démocratique.
Notre politique
L’INM s’engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels qu’il recueille dans le cadre de ses activités. La présente politique (ci-après désignée la « Politique ») décrit les types de renseignements personnels recueillis par l’INM, ainsi que la manière, la gestion et la finalité de leur collecte.
Les personnes qui interagissent avec l’INM sont invitées à lire attentivement cette politique et à s’y référer régulièrement pour connaître les changements qui pourraient y être apportés.
Pour toute question concernant notre politique de protection de renseignements personnels, veuillez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels ; les coordonnées sont présentées à la fin du document.
Portée
Cette Politique s’applique à tous les renseignements personnels collectés, utilisés ou conservés par l’INM dans le cadre de ses activités et de son administration interne. Elle s’applique à tous les individus et entités ayant accès à ces renseignements.
Les dispositions de la Politique ne s’appliquent pas aux informations de contact professionnel d’une personne tel que son nom, son titre et sa fonction, le numéro de téléphone, l’adresse et l’adresse courriel de son lieu de travail, ainsi que toute autre information accessible publiquement.
2. Cadre réglementaire
La Politique a été développée dans le respect du cadre législatif québécois, à savoir la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (P-39.1).
L’INM s’engage à garantir, conformément à cette loi, la confidentialité, la sécurité et l’intégrité des renseignements personnels recueillis, utilisés et conservés dans le cadre de ses activités.
3. Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?
En concordance avec la juridiction québécoise, on entend par renseignements personnels, quels que soient leur forme et leur support, tout renseignement pouvant servir à identifier, directement ou indirectement, une personne physique.
4. Quand l’INM recueille-t-il des renseignements personnels?
Utilisation d’un service de l’INM
L’INM peut recueillir des renseignements personnels lors de l’utilisation d’un service offert, tel que les pages internet, l’inscription à une activité en ligne ou en personne, l’adhésion au membership, l’inscription à l’infolettre, la participation à un processus d’embauche, ou lors d’une campagne de communication par courriel.
Transactions financières
L’INM peut également demander des renseignements personnels pour traiter des transactions financières telles que l’émission du reçu de dons de bienfaisance, les frais d’inscription d’une activité, l’adhésion, ou l’achat d’un article depuis sa boutique en ligne.
Prise de photos et vidéos dans le cadre d’un événement
Lors d’une activité, une prise de photos ou de vidéos par l’INM ou un partenaire est possible. Bien qu’il ne s’agisse pas de renseignements personnels ou de vie privée dans ces contextes de rencontres publiques, nous préférons vous en informer. En participant à un événement public vous acceptez que ces photos soient utilisées à des fins promotionnelles et éducatives.
Témoins et technologies informatiques
Les témoins sont des petits fichiers texte, souvent chiffrés, qui sont situés dans les répertoires des navigateurs internet. Ils sont utilisés par les programmeurs pour aider les usagers à naviguer sur leurs sites internet de manière efficace. En raison de leur rôle dans la navigation ou le traitement des sites, désactiver les témoins peut empêcher les usagers d’utiliser certains sites. Pour en savoir plus sur les témoins et leur fonctionnement, il est possible de consulter les sites suivants: https://www.aboutcookies.org/ ou https://www.allaboutcookies.org/fr/
L’INM utilise les fichiers témoins nécessaires pour le bon fonctionnement de son site internet. Ces fichiers sont présentés dans les pages de référence ci-dessous :
- Site internet (logiciel WordPress)
- Boutique d’achat du site internet (Module de transaction WooCommerce)
De manière générale, vous pouvez décider de l’activation ou non des fichiers témoins. En effet, la plupart des navigateurs permettent de contrôler l’utilisation des témoins (notifications de nouveaux témoins, désactivation et suppression des témoins, par exemple). Pour avoir accès aux guides d’utilisation des navigateurs plus courants, suivez les liens suivants :
5. À quelles fins l’INM collecte-t-il des renseignements personnels ?
L’INM s’engage à recueillir uniquement les renseignements personnels nécessaires à ses activités, dans le but d’offrir un service de qualité à ses membres, aux donateurs, aux personnes participantes et aux partenaires des événements, ainsi qu’aux clients qui lui achètent un bien ou un service.
L’INM n’utilisera pas ni ne communiquera des renseignements personnels à des fins différentes de celles déterminées avant la collecte, sauf consentement explicite de la personne concernée ou exigence légale contraire.
Utilisation des données à des fins statistiques et de reddition de comptes (données agrégées)
Parfois, l’INM peut agréger les renseignements d’un individu de manière anonyme avec ceux d’autres personnes pour produire des rapports sur ses activités. Par exemple, l’INM peut compter le nombre de personnes qui ont versé un don ou qui ont participé à une école de citoyenneté ou à une consultation publique. L’INM ne divulgue cependant aucun renseignement permettant de vous identifier (à moins de l’avoir explicitement demandé).
Utilisation des données à des fins d’analyse lors de consultation publique (croisement de données)
Dans le contexte de nos projets et mandats de participation publique, il nous arrive de procéder à des croisements de données d’enquête, par exemple pour isoler les contributions d’un certain segment de la population sur un sujet particulier (comme par exemple soustraire les contributions des 18-25 ans qui habitent la grande région de Montréal par rapport à un échantillon plus vaste). Ces croisements sont toujours faits à partir de données anonymisées, qui ne peuvent donc pas servir à vous identifier.
Utilisation des données à des fins d’analyse de la pertinence de nos sites internets (analytique Web)
L’INM récolte des données statistiques de manière anonyme sur la façon dont les personnes interagissent avec l’organisation par le biais notamment de nos plateformes virtuelles, afin de vérifier si les efforts visant à rejoindre une diversité de segments de population de la société québécoise, ainsi qu’à offrir des services de qualité sont atteints.
L’INM utilise Google Analytics pour aider à analyser la façon dont les usagères et usagers de ses services web consultent les contenus mis en ligne, y compris le nombre des visites, les sites internet desquels ces visites viennent, la localisation géographique et les pages consultées. Ces informations aident l’INM à améliorer son offre et à évaluer la portée de ses publications.
Il est possible de se désinscrire du suivi fait par Google Analytics sur l’ensemble des sites web en installant une application pour navigateur disponible sur la boutique Google.
À propos des réseaux sociaux et de la publicité ciblée
L’INM met à votre disposition sur ses sites internet des boutons de partage et les widgets des médias sociaux, comme Facebook, Twitter, LinkedIn et Instagram apparaissent sur notre site Internet pour vous aider à faire connaître les nouvelles de l’INM à vos contacts sur vos réseaux sociaux. Ils fonctionnent à partir de serveurs informatiques appartenant à ces plateformes. Ces serveurs peuvent faire le suivi de votre comportement sur notre site Internet et ajouter ces données à d’autres renseignements sur vous provenant d’autres sites Internet, et cela échappe à notre contrôle. Vous pouvez installer une extension comme « Disconnect » pour votre navigateur Google Chrome ou Mozilla Firefox pour désactiver ce suivi.
6. Consentement
L’INM obtient le consentement de la personne concernée pour recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels, à moins d’exception permise par la loi. Le consentement s’obtient au moment où une personne entre en communication avec l’INM (ou est contactée par) ou son personnel, et de diverses manières, selon les circonstances et la nature des renseignements. Il peut être signifié verbalement ou par écrit, formellement ou tacitement, notamment en acceptant les modalités et conditions d’inscription à une activité.
Dans le cas d’une participante ou d’un participant de moins de 14 ans à une activité de l’INM, le consentement de l’autorité parentale ou de la personne tutrice est nécessaire pour recueillir des renseignements personnels.
7. Limites de l’utilisation et de la collecte des renseignements personnels
Les renseignements personnels ne peuvent être communiqués à des tiers sans le consentement de la personne concernée, sauf pour les cas suivants :
- à des fins logistiques avec des partenaires ou des clients, si ces informations sont nécessaires à la réalisation d’un contrat de service ou d’un mandat. La communication des renseignements n’est possible que si ces partenaires ou clients se sont eux aussi engagés à préserver les renseignements personnels;
- si l’INM y est obligée par la loi ou par une ordonnance d’un tribunal;
- si l’INM a des motifs raisonnables de croire que cette communication est nécessaire pour protéger la sécurité d’une personne ou d’un groupe identifiable;
- si les renseignements relèvent du domaine public.
8. Consultation des renseignements personnels
Il est possible de faire la demande à l’INM pour savoir s’il détient des renseignements personnels à votre sujet et accéder à ceux-ci. Il est aussi possible de vérifier leur exactitude et de demander de les modifier.
Toute personne peut à tout moment envoyer un courriel à l’adresse confidentialite@inm.qc.ca pour modifier ou pour demander d’effacer tout renseignement personnel que l’INM dispose sur elle.
9. Sécurité et confidentialité
Mesures générales
Les renseignements que l’INM récolte sont confidentiels. Les personnes à l’emploi de l’INM ont toutes l’obligation contractuelle de respecter la confidentialité des informations qu’elles obtiennent dans le cadre de leur travail et ne sont autorisées à accéder à ce type de renseignement que pour les fins pour lesquelles elles ont été obtenues. L’INM conclut des ententes de confidentialité avec toute personne ou organisation qui lui fournit des services et qui peut avoir accès aux renseignements personnels dans le cadre de ses fonctions.
Conservation des renseignements personnels
L’INM stocke les renseignements personnels sur le service infonuagique Google Workplace dont les paramètres de sécurité sont indiqués sur cette page. Lorsque cela est nécessaire pour des raisons de traitement, ces données peuvent être téléchargées sur les postes informatiques du personnel. Ils n’y demeurent que le temps du traitement et sont ensuite téléversés à nouveau sur Google Workplace et effacés sur le poste.
Les renseignements recueillis ou communiqués sont conservés pendant au moins un an et sont effacés après sept ans. Les informations recueillies avant 2016 seront effacées promptement à partir de l’adoption de la présente politique.
Données obtenues dans le cadre de nos services, programmes et opérations financières (adhésion, don et achat)
L’INM utilise différentes plateformes comme SurveyMonkey, SimpleSondage, Google Formulaire, WooCommerce (module de WordPress), PayPal, Square, Stripe, Yapla et CiviCRM (module de WordPress) pour récolter et conserver les renseignements personnels des membres, des donateurs et des personnes inscrites à ses événements. Elles sont également utilisées pour traiter les transactions financières liées à l’adhésion, aux dons, aux achats et aux frais d’inscription. Dans les cas de transactions financières, les données telles que les numéros de carte de crédit, de guichet ou de compte de banque et les informations qui y sont reliées ne sont pas transmises à l’INM.
À votre demande, nous pouvons également effectuer des inscriptions, adhésions, dons ou achats par téléphone. Un membre de notre personnel effectue, à votre place, l’opération sur la plateforme pertinente. Elle ne prend en note ni ne conserve les données de cartes de crédit que vous mentionnez par téléphone. Aucun membre du personnel de l’INM ne demande d’information liée à une carte de crédit par courriel.
En ce qui concerne nos fournisseurs externes de services qui sont rémunérés par l’INM, nous conservons sur un disque infonuagique et un logiciel de comptabilité l’information pertinente communiquée par le fournisseur à la seule fin de procéder au paiement des factures reçues.
Lien vers les sites externes
Il se peut que d’autres sites vers lesquels l’INM redirige les personnes qui naviguent sur son propre site soient régis par d’autres politiques. L’INM ne peut pas être tenu responsable des pratiques concernant l’échange d’information des autres sites et invite fortement toute personne à consulter les politiques et les déclarations en matière de vie privée de tous sites externes.
10. Traitement des plaintes et demandes
Toute plainte, demande d’information ou préoccupation concernant le respect de la Politique peut être adressée à la personne responsable de la protection des renseignements personnels.
Nom de la personne responsable de la protection des renseignements personnels :
Mathieu Arsenault
Tél : 514 934-5999 poste 230
Courriel : confidentialite@inm.qc.ca