Offres d’emploi
L’Institut du Nouveau Monde fait paraître régulièrement des offres d’emploi. Restez à l’affut!
Candidatures spontannées
Les candidatures spontanées (curriculum vitae et lettre de motivation) pour les emplois sont bienvenues, mais il nous est impossible d’en faire un suivi personnalisé. Seuls les candidats retenus seront contactés. Faites parvenir votre candidature à emploi@inm.qc.ca.
Stages à l’INM
L’INM accueille régulièrement des stagiaires dans son équipe. Les stages à l’INM ne sont pas rémunérés. Si vous souhaitez soumettre votre candidatures spontanée pour un stage, veuillez nous faire parvenir une lettre de motivation, précisant le cadre dans lequel votre stage doit s’effectuer (formation), la durée et les objectifs, ainsi que votre curriculum vitae. Il nous est impossible de faire un suivi personnalisé de toutes les candidatures spontanées reçues. Seuls les candidats retenus seront contactés. Faites parvenir votre candidature à emploi@inm.qc.ca.
Poste(s) ouvert(s)
DÉFI PROFESSIONNEL PROPOSÉ
Le ou la technicienne en soutien administratif aux projets sera appelée à prendre en charge les processus administratifs liés aux projets, dont la facturation et le paiement des fournisseurs. Elle s’implique également dans les processus administratifs organisationnels. Elle veille également à ce que l’environnement de travail demeure sain, propre, sécuritaire et convivial en assurant la réception et la gestion des espaces de travail, etc. Elle appuie également l’équipe de direction dans le suivi des projets et des opérations à haut niveau.
Il ou elle a également pour mission d’apporter un soutien similaire à un agent ou une agente de projet et s’implique dans l’organisation logistique et technique des activités, la communication et la mobilisation des citoyens et des citoyennes ou encore dans le développement des processus participatifs et leur animation.
Objectifs du poste
- Centraliser et mettre en œuvre les processus administratifs en soutien aux projets (par exemple, la facturation, le paiement des fournisseurs ou les commandes de matériel, etc.);
- Mettre en œuvre les processus administratifs organisationnels et soutenir la direction dans les suivis financiers;
- Veiller à un environnement de travail sain, sécuritaire et adapté à la culture de l’organisation et à son équipe;
- Soutenir le ou la responsable de projet et les membres de l’équipe de projet.
PRINCIPALES TÂCHES
- Démarrer les projets autorisés sur les différents outils de suivi ;
- Superviser le processus de facturation aux clients et des encaissements ;
- Préparer les factures des fournisseurs et faire le suivi des paiements;
- Collaborer aux rapport financiers des projets;
- Rechercher et maintenir à jour une liste de fournisseurs de services et soutenir les responsables de projets dans l’usage de leurs services;
- Offrir un soutien sur d’autres aspects administratifs (ex : expédition des publications, commande de matériel, réservation d’hébergement, suivi du paiement des inscriptions aux activités et des achats, etc.).
Environnement de travail sain, propre, sécuritaire et convivial
- S’assurer que l’espace de travail soit un environnement sain et propre pour les employés-es et visiteurs;
- Superviser et faciliter le système de classement de la documentation sur le serveur de l’INM;
- Surveiller l’inventaire de matériel et effectuer l’approvisionnement en fournitures et équipement de bureau;
- Gérer l’inventaire informatique et aider à la maintenance des équipements informatiques;
- Assurer la réception et l’accueil au bureau;
- Recevoir et rediriger ou traiter les appels entrants et courriels entrant du numéro de téléphone et adresse courriel principal de l’INM.
Suivis financiers et soutien à la direction
- Assurer la mise à jour des outils de suivis financiers;
- Soutenir le processus de fermeture des mois et assurer la conciliation bancaire;
- Soutenir la gestion administrative des employé.e.s et la préparation de la paie;
- Assurer les suivis administratifs et les relations avec les personnes membres et donatrices;
- Soutenir la préparation de la documentation fiscale;
- Organiser la logistique de l’assemblée générale et des rencontres du conseil d’administration.
Soutien aux équipes de projet
- Entretenir de bonnes relations interpersonnelles avec les autres membres du personnel et les différents collaborateurs et clients;
- Soutenir les responsables de projet dans la planification, l’exécution, la clôture des projets;
- Soutenir les équipes de projet pour toutes autres tâches utiles à la bonne réalisation d’un mandat ou au bon fonctionnement de l’organisation, par exemple des tâches de logistique, de communication, de programmation et d’animation;
- Établir des plans de travail et produire des bilans du travail effectué.
Toutes autres tâches connexes.
PROFIL RECHERCHÉ
La personne idéale pour le poste :
- dispose d’au minimum 2 à 3 ans d’expérience confirmée dans un fonction de nature comparable;
- détient un diplôme de technicien-ne en administration de niveau collégial (ou l’équivalent);
- aime le travail d’équipe;
- démontre de bonnes aptitudes en communications interpersonnelles;
- gère habilement son temps de travail et son stress;
- fait preuve de polyvalence, d’autonomie et de jugement;
- est professionnelle, rigoureuse et responsable;
- souhaite apprendre, s’améliorer et innover dans son travail;
- dispose de bonnes habiletés de communication : verbale, écrite, en français et en anglais (un atout);
- dispose d’une bonne compréhension des logiciels de bureautique, notamment l’environnement Google (courriel, document, feuille de calcul, disque, etc.) et QuickBooks pour la comptabilité;
- s’intéresse à l’actualité, à la participation citoyenne et croit en l’importance de la démocratie;
- démontre avoir compris le rôle et la mission de l’INM et adhérer à son positionnement non partisan ni militant.
RÉMUNÉRATION ET CONDITIONS DE TRAVAIL
Salaires et autres avantages (pour une personne travaillant 35h par semaine)
- Contrat à temps plein à durée indéterminée;
- Structure salariale compétitive débutant à 48 825 $ et pouvant atteindre 61 032$ (positionnement selon l’expérience pertinente);
- 15 jours ouvrables de vacances après un an de service;
- L’INM met à la disposition des membres de son équipe 5 jours de congé personnel, 6 jours de congé de maladie et 13 jours de congés fériés.
- Accès à des assurances collectives avec contribution de 50% de l’employeur (sauf pour l’assurance vie) après 3 mois de service;
- Accès à un Régime volontaire d’épargne retraite dès l’embauche.
Organisation flexible du travail
- Accès à un horaire de travail de 28, 32 ou 35 heures par semaine;
- Charge de travail équilibrée facilitant la conciliation travail et vie personnelle;
- Flexibilité offerte dans sa journée de travail (l’INM demande une disponibilité commune entre 10h et 16h);
- Le travail à l’INM se fait sous forme hybride. Pour ce poste, en raison des tâches liées à l’accueil, une présence minimale au bureau de 3 jours est exigée.
- L’INM reconnaît le droit à la déconnexion à l’extérieur des heures de travail prévu.
Développement professionnel
- Processus d’accueil, d’intégration et de mentorat éprouvé dès l’entrée en poste.
- Valorisation de l’apprentissage, du transfert d’expertise et du développement des compétences dans l’exercice de son poste.
- Accès à des collègues séniors, à des formations d’équipe et des activités d’enrichissement dès l’embauche.
- Après un an de service, l’INM met à la disposition de chaque membre de l’équipe d’un budget et d’heures de formation personnalisée.
- Possibilité de progression vers d’autres postes ou de devenir senior dans son poste actuel.
Lieu de travail
Nos bureaux sont situés dans le Mile-End à Montréal, dans un espace de travail à aire ouverte, lumineux et convivial. Terrasse sur le toit, stationnement pour vélos au sous-sol, douches. Salles d’entraînement à proximité, yoga, escalade et de nombreux restaurants.
POUR POSTULER
Remplissez le formulaire ci-dessous et suivez les instructions pour nous faire parvenir votre curriculum vitae (CV).
Toutes les candidatures sont traitées de manière confidentielle.
La diversité et l’inclusion constituent des atouts importants qui sont considérés dans l’évaluation des candidatures puisque cela permet l’apport de plusieurs perspectives, expériences et expertises utiles pour le travail à l’INM.
Les personnes admissibles au programme d’aide à l’intégration des immigrants et des minorités visibles en emploi (PRIIME) sont encouragées à postuler.
Nous vous remercions à l’avance de votre candidature. Vous recevrez un courriel confirmant la réception de celle-ci. Cependant, nous ne communiquerons qu’avec les candidatures retenues pour une entrevue.